Tip3. 자동목차 만들기 파워포인트에서는 슬라이드 요약이란 기능으로 간단히 목차를 만들 수 있는 방법이 있다. 1) 메뉴 보기 쮝 여러 슬라이드를 선택한다. 또는 왼쪽 하단의 여러 슬라이드 보기 아이콘을 클릭한다. 2) 여러 슬라이드 화면에서 목차가 될 제목이 있는 슬라이드만을 선택해 Ctrl키를 누른 채 클릭한다. 슬라이드 제목은 파워포인트에서 제공하는 제목 개체를 사용하여야 하고 임의로 만든 텍스트 상자에 입력된 제목은 슬라이드 요약이 되지 않는다. 3) Alt+Shift+S 키를 누르거나 상단 도구 모음에서 슬라이드 요약 아이콘을 클릭한다. 4) 선택된 슬라이드 중 첫 슬라이드 앞에 슬라이드 요약이란 제목으로 슬라이드가 자동 생성된다. 필요하면 생성된 요약 슬라이드를 드래그하여 원하는 위치로 이동시킨다. 여러 슬라이드 보기 화면은 목차 생성시에 유용하고 슬라이드를 드래그하여 이동시키면 되므로 순서 조정에도 용이하다. 여러 슬라이드 보기에서 기본 보기로 돌아오려면 왼쪽 하단의 기본 보기 아이콘을 클릭하거나 편집하려는 슬라이드를 더블클릭, 혹은 메뉴 보기에서 기본을 선택하면 된다. Tip4. 슬라이드 글꼴 한 번에 변경하기 파워포인트 파일 내 글꼴 변경을
Tip1. 유용한 단축키 Powerpoint에서 Enter키는 단락을 나누어 주는데, 대체로 새 단락의 글머리 기호를 자동으로 생성해준다. 텍스트를 입력하다 보면 한 단락 내에서 텍스트가 애매하게 끝나 자동 줄 바꿈이 맞지 않을 때가 있다. 이런 경우 Enter키를 눌러 줄 바꿈을 하려고 하면 원하지 않는 글머리 기호가 자꾸 생겨 불편하다. 이런 경우 Shift+Enter를 누르면 같은 단락 안에서 줄 바꿈으로 인식하여 글머리 기호 없이 깔끔하게 줄 바꿈만 된다. 작업을 하다 보면 방금한 것 혹은 몇 단계 전까지 작업을 취소해야 할 때가 있다. 작업취소는 단축키 Ctrl+Z를 필요한 만큼 반복해서 누르면 한 단계씩 취소되고, 취소한 작업을 다시 되돌릴 때는 Ctrl+Y를 누르면 된다. 표준 도구 모음에서 작업취소는 를, 취소한 작업 되돌리기는 를 클릭하면 된다. 단축키 Ctrl+Y는 취소한 작업 되돌리기 외에 최근 작업을 반복해주는 기능도 가지고 있다. 예를 들어 단락의 글머리 기호를 변경한 후 다른 단락으로 커서를 이동하고 Ctrl+Y를 누르면 커서 위치의 글머리 기호가 방금 작업한 모양으로 변경된다. 다른 작업을 하기 전까지는 계속 반복 동작된다. Tip
Tip7. 1000단위로 표시하기 자료처리 중 자료 단위가 커서 천 단위 혹은 백만 단위로 줄여 표시하는 경우가 있다. 이때 기존데이터 값 수정없이 표시형식만 천 단위 혹은 백만 단위로 표시할 수 있다. 1) 목록에서 천 단위로 표시할 데이터를 선택하고 Ctrl+1 혹은 마우스 오른쪽 버튼 → 셀 서식을 클릭한다. 2) 셀 서식 대화상자의 표시형식 탭에서 범주의 사용자 지정을 클릭한다. 3) 형식 입력란에 #,##0,를 입력하고 확인을 클릭한다. 예를 들어 입력 데이터가 3000000이면 3,000으로 표시되고, 3724900이면 3,725로 반올림되어 천 단위로 표시된다. 백만 단위로 표시하고 싶을 때에는 셀 서식의 형식 입력란에 #,##0,,라고 콤마를 하나 더 입력해주면 된다. #,##0,,에서 3000000은 3, 3724900은 4로 표시된다. 다시 원래 데이터 형태로 표시하려면 범위를 선택하고 셀 서식 → 표시형식 → 범주의 일반(or 숫자)을 클릭하면 된다. Tip8. Enter키 누른 후의 셀 포인터 이동방향 지정하기 엑셀에서는 자료를 입력하고 Enter키를 누르면 셀 포인터가 아래로 이동한다. 그러나 작업에 따라서는 입력한 셀의 아래쪽이 아닌
Tip5. SUBTOTAL 함수 이용하기 자동필터를 사용 전과 후의 합계 및 평균, 최대값 등을 손쉽게 확인할 수 있는 함수가 바로 SUBTOTAL 함수이다. 예를 들어 합계를 구해보도록 하겠다. 1) 목록을 입력하고 합계란에 SUM 함수 대신 =SUBTOTAL(9,E2:E7)을 입력한다. 2) 목록 안에 셀 포인트를 두고 메뉴 데이터의 필터⇒자동필터를 클릭한다. 3) 자동필터 단추가 생성되면 소속 옆의 를 클릭하고 영업부를 선택한다. 4) 영업부 자료만 나타나고 급여합계는 자동으로 영업부 급여 합계로 값이 변경된다. 자동필터를 해제하려면 메뉴 데이터의 필터 모두 표시를 선택하거나 를 클릭 후 모두를 선택하면 된다. 자료가 모두 표시되면 급여합계는 모든 직원의 급여합계로 변경된다. SUBTOTAL(9,E2:E7)에서 9는 SUM 함수를 의미하고 E2:E7은 계산 범위이다. 평균 AVERAGE는 1, 수치개수 COUNT는 2, 개수 COUNTA는 3, 최대값 MAX는 4, 최소값 MIN은 5를 9 대신에 입력하면 된다. 예를 들어 =SUBTOTAL(1,E2:E7)은 평균을 자동필터 적용 후에도 자동 계산해준다. Tip6. 필드명 화면에 고정 시키기 목록이 길어
Tip3. 행과 열을 바꾸어 복사하기 예를 들어 품목, 수량, 단가 등 데이터 레이블이 1행에 입력된 자료를 데이터 레이블이 A열에 입력된 자료 형태로 바꾸는 방법을 알아보겠다. 1) 복사할 범위를 지정하고, 편집 메뉴의 복사를 클릭한다.(단축키 Ctrl+C) 2) 붙여넣을 셀에 셀 포인터를 놓고 편집 메뉴의 선택하여 붙여넣기를 클릭한다. 3) 선택하여 붙여넣기 창이 뜨면 행/열 바꿈을 체크하고 확인을 클릭한다. 그러면 행, 열이 바뀌어 복사된 것을 볼 수 있다. 선택하여 붙여넣기는 모든 것을 그대로 붙여넣는 일반적인 붙여넣기와는 달리 선택하는 옵션에 따라 복사한 범위의 수식, 값, 또는 서식만을 붙여넣을 수 있다. Tip4. 특정 데이터가 있는 행 삭제하기 예를 들어 목록에서 부서 중 영업부가 들어있는 행을 삭제하려면 다음과 같이 하면 된다. 1) 부서가 입력된 범위 모두를 지정하고, 메뉴 편집에서 바꾸기를 클릭한다.(단축키 Ctrl+H) 2) 찾을 내용에 “영업부”를 입력하고 바꿀 내용은 공란 그대로 두고 모두 바꾸기를 클릭한다. 그러면 영업부가 포함된 셀은 공란으로 바뀌게 된다. 3) 메뉴 편집에서 이동을(단축키 F5) 클릭한 뒤 옵션 단추를 클릭한다.