전자문서시스템이란 다양한 형태의 문서와 자료를 생성부터 폐기까지 전자적으로 통합관리하는 시스템이다. 문서의 기안, 결재, 발송, 접수, 문서보관에 이르기까지 종이 없이 전자적으로 모든 처리가 가능하다.
우리학교에서 사용 중인 전자문서시스템은 정부의 신사무관리규정에 준수하며, 교내의 모든 문서를 전자화하여 의사결정의 효율성 및 신속성을 추구하고 있다. 또한 메일, 게시판, 커뮤니티, 통합검색의 추가 메뉴를 결재와 연동하여 편리성을 추구하고 있다.
결재의 경우, 이전에 대면결재 방식으로 진행하던 것을 전자결재 방식으로 바꿈으로써 보다 신속하고 효율적으로 업무를 수행하고 있으며, 시간과 장소에 구애를 받지 않고 있다. 메일 시스템도 기존의 인사시스템과 연동을 통해 전자문서시스템 사용자의 메일주소를 몰라도 이름만 안다면 메일을 보낼 수 있도록 편리함을 더 했다.
그리고 전자문서시스템과 웹메일, 종합정보시스템, 학사정보시스템의 비밀번호를 통합관리하여, 전자문서시스템에서만 비밀번호를 변경하면 기타 모든 시스템에서 동일하게 변경되도록 했다.
전자문서시스템을 처음 사용하는 교직원은 메뉴에 대한 정보나 사용법이 익숙하지 않을 것이다. 이러한 점을 감안하여 ‘도움말’ 메뉴를 만들어 웹상에서 바로 확인할 수 있도록 하여 사용자의 불편을 최소화했다.
끝으로, 전자문서시스템의 문제점을 보완하고 사용자에게 더 편리하도록 수정한다면, 업무의 효율성과 신속성뿐만 아니라 자원절약에도 큰 도움이 되리라 믿는다.
전자결재에서 문서 기안에 대해 간단히 설명하면 다음과 같다. 기안자는 문서의 내용을 작성한 후 결재선을 지정해 결재를 올린다. 지정된 순서에 따라 결재를 진행하는데 최종결재자에 의해 문서결재가 마무리 되며 결재된 문서는 미리 지정해둔 기록물철에 보관된다.
만일 결재 중에 문서의 내용이 잘못되어 추가, 수정이 필요하다면 문서를 회수해서 결재를 다시 올려야 한다. 결재를 올린 직후 결재가 아직 안된 상태라면 기안자가 직접 문서를 회수해 재기안으로 다시 결재를 올리면 되고, 결재자 중 1명이라도 결재가 진행된 상태라면 현재 진행 중인 결재자가 반송의견과 함께 반송처리를 해야 한다. 그렇게 반송된 문서를 기안자가 확인한 후 다시 기안을 해서 올려야 한다.
